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Onsite Management

On-Site Management oder „Vor-Ort-Management“ ist eine Dienstleistung in der Personaldienstleistungsbranche. Ein Personaldienstleister übernimmt das Management von Leiharbeitnehmern beim Kunden vor Ort.

Die Arbeitnehmerüberlassung bzw. Zeitarbeit ist durch ein Dreipersonenverhältnis zwischen Leiharbeiter, Personaldienstleister/Zeitarbeitsfirma (Verleiher) und einem Einsatzunternehmen (Entleiher) gekennzeichnet: Der Verleiher überlässt dem Entleiher die Leiharbeitskraft für einen begrenzten Zeitraum zur Arbeitsleistung.

Die Überlassung regeln Einsatzunternehmen und Personaldienstleister über einen Arbeitnehmerüberlassungsvertrag (AÜV). Die Zeitarbeitskraft ist über einen Arbeitsvertrag beim Verleiher angestellt. Beschäftigt das Einsatzunternehmen mehrere Zeitarbeitskräfte, kann es sein, dass es diese von unterschiedlichen Personaldienstleistern bezieht. Hier kann ein On-Site-Manager einspringen: Er koordiniert den Einsatz der Zeitarbeitskräfte über verschiedene Verleiher. Häufig wird er vor Ort eingesetzt (Inhouse-Lösung) und ist direkt am Einsatzort präsent. Dadurch hat er einen Einblick in die Strukturen und Abläufe im Kundenunternehmen.

Er erlebt die Unternehmenskultur und bekommt einen Blick dafür, welche Mitarbeiter in das Unternehmen passen. Der On-Site-Manager kann je nach Anforderungen permanent im Unternehmen eingesetzt werden oder ist dort an festgelegten Wochentagen im Einsatz. Voraussetzung für den Einsatz eines On-Site-Managers ist i. d. R., dass der Entleiher über einen längeren Zeitraum mehrere Zeitarbeitnehmer mit ähnlichen Qualifikationen oder in ähnlichen Positionen einsetzt.

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Aufgaben des Onsite Managements

  • Bedarfsermittlung: Der Dienstleister stellt den Personalbedarf des Unternehmens fest und leitet entsprechende Recruiting-Schritte ein. Wie viele Mitarbeiter mit welchen Qualifikationen sind für welche Aufgaben und für welchen Zeitraum erforderlich?
  • Recruiting: Aufgabe des Recruitings ist die Suche und Gewinnung von passenden Mitarbeitern bzw. Zeitarbeitskräften. Der Recruiting-Prozess beginnt im Regelfall mit der Stellenanzeige, die in Printmedien oder in Online-Jobportalen veröffentlicht wird. Stellenausschreibungen sind vor allem für stellensuchende Bewerber sinnvoll. In Zeiten von Fachkräfteengpässen und verschärftem Wettbewerb in der Personalgewinnung gewinnen Active-Sourcing-Methoden an Bedeutung: Potenzielle Mitarbeiter werden bei der proaktiven Kandidatensuche bspw. über die sozialen Netzwerke angeschrieben oder auf Messen rekrutiert. Je nach Portfolio übernimmt der Dienstleister die Suche und Auswahl geeigneten Personals. Oft verfügt er über einen eigenen Mitarbeiterpool mit qualifizierten Kandidaten. On-Site-Manager, die vor Ort eingesetzt werden, kennen häufig die Abläufe und Unternehmenskultur, was die Auswahl passgenauer Mitarbeiter erleichtert. Wichtige Auswahlinstrumente sind in der Regel der Lebenslauf und die Bewerbungsunterlagen der Kandidaten sowie das Bewerbungsgespräch. Der Recruiting-Prozess erfordert eine möglichst zeitnahe Kommunikation mit potenziellen Mitarbeitern und Bewerbern. Zur Vereinfachung des Bewerbermanagements – u. a. zur Verkürzung von Abstimmungsprozessen und Feedbackzeiten – können spezielle Bewerbermanagement-Systeme (E-Recruiting-Software) beitragen. Zum Ende des Recruiting-Prozesses wird ein Arbeitsvertrag unterzeichnet und der neue Mitarbeiter wird in das Unternehmen integriert (Onboarding).
  • Koordination: Der On-Site-Manager koordiniert den Einsatz der Mitarbeiter bzw. Zeitarbeitskräfte im Kundenunternehmen. Dazu gehört zum Beispiel auch die Koordination bei Einsatzänderungen – falls. bspw. ein Mitarbeiter kurzfristig erkrankt. Werden mehrere Zeitarbeitnehmer von verschiedenen Personaldienstleistern eingesetzt, übernimmt der Manager die Koordination und Betreuung vor Ort: Er koordiniert alle beteiligten Dienstleister zur Personalvermittlung und fungiert als zentraler Ansprechpartner.
  • **Einarbeitung und Integration: **Der On-Site-Manager kümmert sich darum, dass Mitarbeiter im Kundenunternehmen eingearbeitet und in den Betrieb integriert werden. Nach § 1 Abs. 1 Satz 2 AÜG (Arbeitnehmerüberlassungsgesetz) ist die Arbeitnehmerüberlassung u. a. dadurch gekennzeichnet, dass Zeitarbeitskräfte in die Arbeitsorganisation des Entleihers eingegliedert werden.
  • Organisation und Administration: Der Dienstleister übernimmt Organisations- und Verwaltungsaufgaben, zum Beispiel die Rechnungserstellung, Gesundheitschecks, Sicherheitschecks oder die Kontrolle geleisteter Arbeitsstunden.
  • Prozessoptimierung: Der On-Site-Manager analysiert Strukturen und Arbeitsabläufe im Unternehmen, um Optimierungspotenziale festzustellen (z. B. Verkürzung von Reaktionszeiten bei ineffizienten Abstimmungsprozesse, Ausloten von Kostensenkungspotenzialen, Produktivitätsmaximierung).

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